2.1 Preparación, episodios y stakeholders

Al terminar esta lección

• Redactar un brief de reunión con objetivo, no-objetivos, materiales pedidos e incógnitas con fuente esperada.
• Diseñar una agenda de 60 minutos que avance por episodios y puntos de decisión, no por cuestionario.
• Registrar lo escuchado separando HECHO, DECLARACIÓN y DESCONOCIDO, y detectar cuándo una interpretación propia se coló como evidencia.
• Mapear stakeholders según tres relaciones distintas (ejecuta, decide, sufre) y justificar a quién falta sentar en la sala.

2. Mañana tenés tu primera reunión

Una buena primera reunión no se mide por cuántas preguntas hiciste. Se mide por cuántos episodios concretos lograste reconstruir, cuántas decisiones escondidas aparecieron y cuántas incógnitas quedaron asignadas a una fuente real.

Eso cambia cómo se prepara. Si el éxito fuera "hacer buenas preguntas", alcanzaría con una lista. Como el éxito es "salir con evidencia y con responsables", la preparación se parece más a armar el plan de una investigación que a ensayar un guion. La reunión tiene tres momentos y cada uno produce un artefacto distinto:

Esta lección cubre el "antes" y la forma de registrar el "durante". La 2.2 baja al "durante" y al "después" con el pedido 48172 completo.

2.1 Preparación: llegar con un mapa de incógnitas, no con una demo

El problema que resuelve. Cuando llega una empresa nueva, el instinto de un desarrollador es imaginar rápido la solución: un portal, una API, un modelo de datos. Si entrás a la reunión con esa imagen, tus preguntas se diseñan solas para confirmarla ("¿les serviría que el cliente vea el stock en línea?") y el cliente, por cortesía, dice que sí. Volvés con un sí que no vale nada.

Definición operativa. Un mapa de incógnitas es una lista de cosas que necesitás saber para tomar decisiones, cada una con tres atributos: por qué importa (qué decisión bloquea), quién o qué artefacto podría responderla (fuente esperada) y qué pregunta concreta la reduce. Si no podés escribir la fuente esperada, todavía no es una incógnita: es una curiosidad.

Ejemplo en Nexo. Antes de la reunión 1 llegó el brief inicial de Nexo ("Queremos una web para que los clientes compren solos. El ERP ya tiene los productos y los precios. Si se puede sumar IA, mejor."). Así queda el brief de reunión que prepara el equipo de Eje Z. Lo conduce el Responsable del Desarrollo: el rol que ocupás vos en este curso, la persona que lleva el discovery de punta a punta. En la narrativa a veces lo vas a leer como "el analista"; es la misma persona.

1reunion: 1
2cliente: "Nexo B2B"
3duracion_min: 60
4conduce: "Responsable del Desarrollo"
5objetivo: >
6  Entender cómo nace, se valida, se prepara y se cierra un pedido mayorista,
7  y quién decide en cada punto.
8no_objetivos:
9  - "Diseñar pantallas o elegir tecnología."
10  - "Cotizar o comprometer plazos."
11  - "Validar la idea de portal de autoservicio (es una hipótesis de solución)."
12participantes_confirmados:
13  - { quien: "Marta", rol: "dueña", aporta: "objetivo comercial y prioridades" }
14  - { quien: "vendedora", rol: "carga pedidos", aporta: "flujo real y correcciones" }
15  - { quien: "operario de depósito", rol: "picking", aporta: "stock físico" }
16participantes_ausentes_a_invitar:
17  - { quien: "Laura", rol: "administración/crédito", motivo: "decide autorizaciones y mira saldos; hoy nadie del lado de crédito está invitado" }
18  - { quien: "responsable comercial", rol: "política de precios", motivo: "dueña de los acuerdos con clientes" }
19materiales_pedidos:
20  - "Un pedido completo de ayer (el más trabajoso), con todo lo que se usó para resolverlo."
21  - "La planilla o lista de precios que consulta el vendedor."
22  - "Una captura del ERP en la pantalla de pedido y de cuenta corriente."
23  - "Cualquier hoja que el equipo considere 'indispensable'."
24incognitas:
25  # U-02, U-03 y U-04 vienen del plan de investigación de E01 (U-01 a U-06, lección 1.2)
26  # y conservan su ID. U-07 es nueva: aparece al preparar esta reunión.
27  - id: U-02
28    pregunta: "¿Qué fuente manda cuando el precio del ERP y un acuerdo comercial discrepan?"
29    bloquea: "autoridad del precio"
30    fuente_esperada: "responsable comercial + planilla de acuerdos"
31  - id: U-03
32    pregunta: "¿Quién autoriza cuando un cliente supera su límite y cómo queda registrado?"
33    bloquea: "flujo de excepción de crédito y auditoría"
34    fuente_esperada: "Laura + últimas autorizaciones reales"
35  - id: U-04
36    pregunta: "¿En qué momento se considera reservada una unidad de stock y por cuánto tiempo? Hoy hay unidades reservadas a mano en la pizarra para pedidos impresos todavía no preparados."
37    bloquea: "momento y fuente de la reserva"
38    fuente_esperada: "depósito (Sergio) + foto de la pizarra + pedidos impresos del día"
39  - id: U-07
40    pregunta: "¿Cómo se identifica un producto cuando el código del cliente viene viejo o incompleto?"
41    bloquea: "modelo de producto y búsqueda"
42    fuente_esperada: "vendedora + su hoja de equivalencias"
43hipotesis_a_contrastar:
44  - "La mayor demora ocurre después de recibir el pedido, no al recibirlo."
45  - "Un portal de autoservicio es la solución (HIPÓTESIS DE SOLUCIÓN; no se discute hoy)."

Fijate lo que el brief no tiene: ninguna tecnología, ninguna pantalla, ningún requisito. Tiene un objetivo en una frase, una lista explícita de lo que no se va a hacer, y quién falta. Tampoco arranca de cero: las incógnitas retoman, con el mismo ID, parte del plan de investigación de E01 (U-01 a U-06) y suman una nueva. Que Laura no figure entre los invitados es un hallazgo de preparación: la persona que más sabe de crédito no estaba invitada porque la dueña no la mencionó. Pedirle a Marta que la sume es parte del trabajo, y funciona: Laura se conecta por videollamada cerca del minuto 10 de la reunión.

Contraejemplo. Un brief que dice "Objetivo: relevar requerimientos del sistema de pedidos" y lista veinte preguntas genéricas ("¿Qué usuarios tienen?", "¿Qué reportes necesitan?"). No dice qué decisión desbloquea cada pregunta, así que no hay forma de saber cuándo terminaste.

Cómo se verifica. Un brief está listo cuando alguien que no estuvo en la preparación puede responder: ¿cuál es la decisión que cada incógnita bloquea?, ¿quién la podría contestar?, ¿qué no vamos a hacer hoy? Si alguna de las tres respuestas no está escrita, falta trabajo.

Pedir artefactos reales, no documentación ideal

Antes de entrar, investigá lo suficiente para no desperdiciar tiempo en cosas públicas: qué vende la empresa, a quién, qué canales tiene, qué sistemas aparecen en capturas o documentos y qué vocabulario usa. Esa investigación no reemplaza al cliente. Sirve para formular preguntas mejores. Y se complementa con un pedido de materiales que también tiene su técnica: pedí lo que usaron ayer, no lo que está documentado.

1Asunto: Reunión de mañana, qué nos ayudaría ver
2​
3Hola Marta:
4​
5Para aprovechar la hora y no hacerles perder tiempo con preguntas que se
6contestan mirando un archivo, ¿podrían tener a mano estas cosas?
7​
81. Un pedido de ayer o de esta semana, el que más trabajo haya dado, con
9   todo lo que se usó para resolverlo (el mensaje del cliente, la planilla
10   que consultaron, lo que quedó en el ERP).
112. La lista de precios o planilla que usa la vendedora, tal cual está hoy.
123. Una captura de la cuenta corriente de un cliente.
134. Cualquier hoja que el equipo considere indispensable, aunque sea "personal".
14​
15No hace falta prepararlos ni limpiarlos. Mejor tal cual se usan.
16​
17Responsable del Desarrollo

El detalle de "aunque sea personal" no es retórica: en Nexo la hoja de equivalencias de SKU es el Excel personal de una vendedora, y la dueña probablemente no sabía que existía hasta que apareció en la reunión.

Enumerá también los actores conocidos sin decidir todavía si serán actores del sistema: cliente, vendedor, crédito, depósito, fiscal, transporte. Un actor del sistema es una decisión de diseño que viene mucho después; ahora son solo personas y áreas a escuchar.

Qué tipo de pregunta estás preparando

Antes de seguir, practicá la distinción que sostiene toda la reunión: una pregunta puede pedir un episodio (algo que ocurrió y se puede mostrar), pedir una política idealizada (cómo "debería" ser) o inducir una solución (la respuesta ya viene en la pregunta).

2.2 Cómo abrir la reunión sin sonar como un interrogatorio

El problema. Si el cliente no entiende por qué no le mostrás nada todavía, o por qué tantas preguntas "obvias", se pone a la defensiva o intenta ayudarte dando respuestas rápidas que cierren el tema. Las dos reacciones destruyen la información que buscás.

Definición operativa. El encuadre de apertura son 60 segundos que declaran propósito, qué no se hará y el permiso para marcar incógnitas. Su función es bajar la presión por "tener respuestas".

Podés abrir así: "Hoy quiero entender cómo trabajan y dónde aparecen las decisiones. No necesito que diseñemos pantallas. Si algo no lo sabemos, lo dejamos marcado y vemos quién puede mostrarlo después." Ese encuadre habilita a la vendedora a corregir a la dueña sin que la conversación se vuelva una disputa, porque "no lo sabemos" pasó a ser una respuesta aceptable.

Las mejores preguntas suelen pedir un caso real. "¿Cómo manejan crédito?" invita una política idealizada. "Abramos el último pedido que se pasó del límite y mostrame qué hicieron" revela datos, herramientas, responsables, autorización y evidencia. Cuando una respuesta se vuelve abstracta (aparecen "en general", "normalmente", "debería"), volvés al episodio.

2.3 Agenda de 60 minutos que se puede usar mañana

El problema. Sin estructura, la reunión salta entre política, pantallas y deseos futuros, y a los 40 minutos nadie sabe qué falta cubrir. Con demasiada estructura se transforma en cuestionario. La agenda de abajo es un esqueleto: el orden de las capas importa, los minutos son orientativos.

1. Minutos 0-5. Alineá propósito, alcance de la conversación y permiso para marcar incógnitas.
2. Minutos 5-20. Elegí un pedido reciente y recorré desde el primer contacto hasta la salida física.
3. Minutos 20-35. Detenete en cada punto donde alguien puede decir sí, no, esperar o pedir autorización.
4. Minutos 35-45. Preguntá qué información se mira para tomar esas decisiones y de dónde sale.
5. Minutos 45-53. Pedí excepciones: falta de stock, deuda, cambio de precio, cancelación, devolución, transporte fallido.
6. Minutos 53-58. Mapeá sistemas y actores externos. No preguntes por tecnología futura, preguntá por dependencias actuales.
7. Minutos 58-60. Leé en voz alta los desconocidos críticos y asigná quién puede aportar evidencia.

El orden no es arbitrario. Se reconstruye primero la historia completa para tener un hilo. Se vuelve a los puntos de decisión porque ahí viven las reglas. Recién después se contrastan excepciones: preguntar por excepciones antes de entender el curso normal confunde, porque no sabés qué se está exceptuando. Y las dependencias técnicas van tarde porque se descubren mejor al seguir un episodio que al preguntar "¿qué sistemas usan?". Las preguntas por dolores, métricas y prioridades también van al final, cuando ya hay una historia contra la cual medirlas; si la hora no alcanza, pasan a la reunión 2.

2.4 Nexo, reunión 1: lo que la dueña decía y lo que aparece

Estos son los primeros minutos de la reunión 1, tomados de las notas del Responsable del Desarrollo:

En menos de cinco minutos aparecieron cinco cosas que el brief ocultaba: equivalencias de SKU, dos fuentes de precio/descuento, una diferencia entre política y práctica de crédito, una categoría especial y una autorización que probablemente necesite auditoría. Todavía no sabemos las reglas exactas. Sí sabemos qué debemos investigar.

Mirá cómo se comportó el Responsable del Desarrollo: pidió "uno de ayer" apenas la dueña describió el proceso en abstracto, y ante "no debería pasar" no discutió ni anotó una regla; dejó que la vendedora respondiera con lo que realmente ocurre. La tensión entre "no debería pasar" y "ayer pasó" es la materia prima de la reunión.

2.5 Registrar sin mezclar observación e interpretación

El problema. Dos semanas después de la reunión, nadie recuerda si "Platino puede pasarse hasta el 10%" fue algo que dijo un cliente, algo que leíste en una planilla o algo que dedujiste vos porque sonaba razonable. Si esa frase llega a una especificación, el 10% se convierte en regla sin que ninguna persona del negocio lo haya dicho.

Definición operativa. Cada ítem de tu registro lleva un tipo y una fuente. Los tipos salen de las seis categorías de la lección 1.1: HECHO (lo observaste o está en un artefacto), DECLARACIÓN (alguien lo dijo, sin verificar), REGLA (condición y resultado, confirmada por autoridad), HIPÓTESIS (algo que creés y querés contrastar), DESCONOCIDO (sabés que no sabés) y DECISIÓN. Esta última es una elección de alcance, análisis, diseño o política, registrada con quién la tomó y con qué autoridad. Las de análisis y diseño te pertenecen a vos y al equipo: ni el cliente ni el agente las toman por vos. Las de alcance y política de negocio las toma alguien del negocio con autoridad, y vos las registrás. Una decisión sin evidencia que la habilite es una apuesta; está permitido apostar, pero hay que escribirlo.

Dos cambios respecto del módulo 1. Primero, el prefijo: en el módulo 1 registraste afirmaciones del brief (AF-nn); desde la reunión 1, lo que se recoge en campo es evidencia (EV-nn). Segundo, el registro de evidencia usa cinco tipos (HECHO, DECLARACIÓN, HIPÓTESIS, DESCONOCIDO y DECISIÓN): las reglas no son un tipo de evidencia, van a su propio registro de reglas candidatas (RN?-nn). Durante la reunión, usás marcas breves para no dejar de escuchar y normalizás después:

El ID con prefijo EV no es una marca en vivo: lo asignás al normalizar.

Ejemplo en Nexo. Esto es lo que quedó de la primera parte de la reunión, ya normalizado:

Notá la diferencia entre EV-02 y EV-03. EV-02 es un HECHO porque está documentado: la vendedora puso delante el pedido y la hoja de equivalencias. EV-03 es una DECLARACIÓN porque la vendedora lo afirma, pero nadie mostró un caso. No es menos útil; es menos firme, y el registro tiene que decirlo. Cuando aparezca el caso real (el pedido de ayer con su audio de autorización), se registra como un EV nuevo de tipo HECHO que respalda a EV-03. EV-03 no "sube" a HECHO: sigue siendo una declaración sobre una práctica general, y un caso solo prueba ese caso. Para hablar de la práctica hacen falta varios casos y una autoridad que la confirme.

En código, el mismo registro es un artefacto versionable, y es la forma en que lo vas a manejar cuando lo compartas con un agente. Ojo: estas entradas no van a un archivo nuevo. Se agregan al final del mismo 01-evidencia/registro-evidencia.yaml del módulo 1, con el mismo formato. El material crudo de la reunión (la grabación, las capturas, la hoja de equivalencias) se guarda sin tocar en 01-evidencia/fuentes/2026-10-16-reunion-01/, y la minuta interna va a 03-notas/. En el curso usamos AF- para las entradas del brief y EV- desde la reunión 1, pero es una convención: lo que importa es que haya un solo registro, que los IDs sean únicos y que nunca se renumeren, porque otros documentos los citan. Si ya numerabas de otra forma, seguí con tu numeración.

1# (entradas agregadas después de la reunión 1; las AF- del brief siguen arriba)
2- id: EV-02
3  tipo: HECHO
4  texto: "A-184 se reemplazó por A-184B usando una hoja auxiliar."
5  fuente: { tipo: documento, ref: "01-evidencia/fuentes/2026-10-16-reunion-01/pedido-48172.jpg + hoja-equivalencias.xlsx", autor: "vendedora" }
6  fecha: 2026-10-16
7  confianza: alta          # lo vimos en el pedido y en la hoja, no solo nos lo contaron
8  pregunta_que_abre: "¿Quién mantiene las equivalencias y desde cuándo rige cada una? (U-07; fecha de vigencia DESCONOCIDA)"
9  decisiones_afectadas: [catalogo, equivalencias]
10​
11- id: EV-03
12  tipo: DECLARACIÓN
13  texto: "Con Platino, si es poco, se pide autorización. Ayer pasó."
14  fuente: { tipo: reunion, ref: "01-evidencia/fuentes/2026-10-16-reunion-01/grabacion.m4a (min 4)", autor: "vendedora" }
15  fecha: 2026-10-16
16  confianza: baja          # una persona afirma una práctica; nadie mostró el caso
17  pregunta_que_abre: "¿Cuánto, quién autoriza y cómo queda registrado? No hay número: no se inventa."
18  decisiones_afectadas: [credito, autorizaciones]

Contraejemplo. Notas en párrafos corridos: "La dueña dice que los vendedores pierden mucho tiempo y que Platino puede pasarse hasta un 10% con autorización de crédito". Ahí hay tres cosas mezcladas (una declaración de la dueña, una declaración de la vendedora sin cifra, un 10% que nadie dijo) y no hay manera de separarlas.

2.6 Mapa de stakeholders: quién sabe, quién decide y quién sufre el problema

El problema. "El cliente" no es una persona. Si tratás a la dueña como única fuente, vas a diseñar la política que ella cree que se aplica y vas a descubrir la práctica real cuando falle en producción. Si en cambio entrevistás a todos con el mismo peso, vas a tener diez versiones sin saber cuál manda.

Definición operativa. Un stakeholder no es solo quien paga. Para cada proceso necesitás distinguir al menos tres relaciones: quién ejecuta (conoce cómo se hace de verdad), quién tiene autoridad sobre la regla (puede cambiarla) y quién recibe el impacto si la decisión es incorrecta. Pueden ser tres personas distintas.

Ejemplo en Nexo. La autorización de un pedido que supera el límite de crédito:

Marta (dueña) define el objetivo comercial, pero no sabe qué planilla abre Laura antes de contestar; el operario de depósito conoce el quiebre físico, que ni Marta ni Laura ven; y administración puede ser quien realmente entiende la diferencia entre saldo contable y límite operativo. Si entrevistás solo a una de esas personas, la regla que te llevás tiene un hueco.

• Dueña / dirección (Marta): objetivo, prioridad, presupuesto, restricciones comerciales.
• Responsable comercial: política de clientes, precios, descuentos y excepciones.
• Vendedores (25): flujo real, correcciones, retrabajo, datos que faltan.
• Crédito / administración (Laura): saldo, límites, autorizaciones, trazabilidad.
• Depósito (Sergio y su equipo): stock físico, reservas, picking, faltantes y sustituciones.
• Facturación / logística: comprobantes, salida, transportistas y devoluciones.
• Cliente mayorista: experiencia, datos disponibles, comportamiento de reintento y canales.

Contraejemplo. Llenar una matriz de poder e interés para quedar bien con el director del proyecto, y entrevistar solo a los de "mucho poder". En Nexo eso deja afuera a la vendedora y al operario: justo quienes conocen cómo se corrige un SKU y cuándo el stock miente.

Ojo: una misma persona puede tener más de una relación con el proceso. Laura ejecuta el chequeo del saldo y, en las diferencias chicas, además decide. Por eso el ejercicio de abajo clasifica acciones concretas, no personas.

2.7 Cerrar la reunión profesionalmente

No cierres con "creo que entendí". Cerrá reproduciendo lo que entendiste, incluyendo incertidumbre. Un cierre de dos minutos tiene cuatro partes: qué entendimos (el episodio), qué sigue abierto (los desconocidos), qué necesitamos (evidencia) y quién lo trae (con fecha). Antes de levantarte, confirmá en una frase el slice de investigación (qué parte del proceso se sigue investigando primero) y avisá que el playback escrito llega dentro de las 24 horas.

"Hoy vimos que el precio puede depender de lista y acuerdo histórico; todavía no sabemos la precedencia. También apareció una excepción de crédito para Platino que necesitamos cuantificar. Para el jueves, Laura nos trae tres autorizaciones recientes con sus montos y la vendedora nos muestra quién mantiene las equivalencias de SKU. Si algo de esto no es como lo entendimos, corríjannos ahora."

El cierre convierte discovery en un proceso con responsabilidad compartida. Y fijate la última frase: invita a corregir. La dueña que responde al playback con "No siempre. Algunos clientes retiran antes y se les factura al cierre del día" te está regalando información que no tenías.

Un prompt completo y cómo revisar su salida

El prompt de trabajo del callout es el núcleo. En la práctica lo corrés con las notas pegadas y con el formato de salida fijo, para poder comparar:

1Rol: asistente de ordenamiento de notas de discovery. No sos fuente de negocio.
2​
3Entrada: notas de la reunión 1 con Nexo B2B (abajo), con marcas H, D, ?, RN?, DEC?, HIP?.
4​
5Tarea:
61. Generá un inventario de evidencia con columnas: id, tipo (HECHO|DECLARACIÓN|HIPÓTESIS|
7   DESCONOCIDO|DECISIÓN), texto, fuente (quién y minuto), pregunta_que_abre.
82. Listá aparte las reglas candidatas (marcas RN?) con condición, resultado y fuente.
9   No son un tipo del inventario: van a su propio registro.
103. Listá las contradicciones entre participantes, citando ambas frases textuales.
114. Listá los términos ambiguos (palabras que parecen significar cosas distintas para áreas distintas).
12​
13Reglas:
14- Conservá cifras y condiciones TEXTUALES. No redondees, no completes.
15- Si un dato no está en las notas, marcalo DESCONOCIDO. No lo estimes.
16- No redactes requisitos ni propongas tecnología.
17- Si dudás entre HECHO y DECLARACIÓN, elegí DECLARACIÓN.
18​
19Notas:
20<pegar notas>

Para revisar la salida, hacé tres pasadas cortas. Buscá cada cifra del inventario en las notas originales: si no está, el agente la inventó. Mirá cada HECHO y preguntate si alguien lo observó o solo lo dijo: los modelos tienden a promover declaraciones a hechos porque suenan firmes. Y comprobá que las contradicciones citen ambas frases literales: una síntesis que "reconcilia" las dos versiones borró justo la información de diseño.

Errores frecuentes

Vocabulario del módulo

Comprobá tu criterio

Para llevarte

• Entrá con un brief, no con una demo: objetivo en una frase, no-objetivos, incógnitas con fuente esperada y materiales reales pedidos.
• Pedí episodios: "el último pedido que...". Cuando la respuesta se vuelva abstracta, volvé al caso.
• Estructurá la reunión por capas (episodio, decisiones, excepciones, dependencias, cierre); el orden importa más que los minutos.
• Registrá tipo y fuente de todo: HECHO, DECLARACIÓN, DESCONOCIDO. Una cifra sin fuente es interpretación tuya y se borra.
• Mapeá quién ejecuta, quién decide y quién sufre; si falta alguno de los tres en la sala, invitalo a la siguiente.
• Cerrá con lo entendido, lo abierto y quién trae qué evidencia, con fecha.